Rapat menjadi kegiatan rutin yang dilakukan oleh setiap pengusaha bersama para staff. Seiring berjalannya rapat, sering sekali rapat dilakukan dengan tidak efektif. Alias lari dari masalah inti dari rapat itu sendiri. Padahal esensi rapat adalah melakukan evaluasi, mengumpulkan ide, hingga melihat progress yang sedang dilakukan. Bagaimana agar rapat efektif dan efisien. Lalu bagaimana melakukan rapat secara efektif?
Idealnya rapat yang dilakukan bisa menyelesaikan masalah yang terjadi dan menemukan solusi yang tepat untuk menyelesaikannya. Masih banyak orang-orang yang melakukan rapat dengan kesalahan, padahal rapat merupakan kegiatan penting yang tidak bisa diabaikan, terutama bagi anggota tim.
Baca Juga: Pengertian Rasio Keuangan dan Jenis-Jenisnya
Kiat untuk bisa menjalankan rapat efektif dan efisien memerlukan trik luar biasa untuk bisa melakukannya. Kali ini, Accurate Bandung akan memberikan Anda tips efektif dalam menjalankan rapat.
Melakukan Rapat Secara Efektif
Rapat efektif bisa dijalankan dengan beberapa langkah nyata dalam melakukannya. Pastikan anggota tim lain mau mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
Membuat Agenda
Hal pertama yang harus dilakukan agar rapat berjalan dengan efektif adalah membuat agenda. Agenda bukan hanya tema, waktu, dan tempat. Tetapi Anda juga harus memasukan tujuan rapat yang akan dilakukan. Dengan adanya tujuan, akan membuat para peserta rapat lebih menyiapkan berbagai keperluan untuk rapat yang akan dilakukan.
Selain itu, adanya agenda memungkinkan saat rapat berlangsung, rapat tidak keluar dari topik yang sudah diagendakan.
Tentukan Jenis Rapat
Anda harus mampu menunjukan jenis rapat yang akan dilakukan. Sehingga para peserta mampu menyiapkan data yang diperlukan dan topik yang ditentukan. Ada beberapa jenis rapat yang bisa Anda berikan kepada para peserta:
- Update meetings : Rapat yang membahas progress pekerjaan
- Information : memberikan informasi mengenal hal baru
- Decision making : Rapat pengambilan keputusan
- Problem Solving : Aktivitas meeting untuk memecahkan masalah
- Innovation Meeting : Biasanya dilakukan untuk brainstorming
- Team Building : Rapat yang dilakukan untuk membangun tim solid
Mengelola Waktu
Salah satu hal penting dalam meeting dan sering diabaikan adalah waktu. Persoalan waktu selalu menjadi penyebab tertunda meeting. Padahal, ketika Anda berpikir ingin melakukan meeting secara efektif, Anda harus mampu mengelola waktu dengan baik dan bijak.
Pastikan rapat di mulai tepat waktu. Selain itu, setiap pembahasan harus memiliki batas waktunya masing-masing. Sehingga meeting bisa berjalan dengan efektif dan pada waktu tersebut benar-benar digunakan untuk pembahasan topik yang telah ditetapkan.
Catat Hal Penting
“Satu catatan lebih penting daripada 1000 ingatan” tampaknya kata tersebut memang benar. Setiap rapat pun, tidak mungkin seluruh anggota rapat dapat mengingat secara detail pembahasan yang dilakukan. Akan lebih baik, jika seluruh peserta rapat mampu berkontribusi untuk mencatat poin-poin penting dalam rapat.
Pembatasan Penggunaan Gadget
Sering sekali para peserta rapat banyak menggunakan gadget selama rapat. Tentu hal ini bukan sesuatu yang dilarang. Melainkan, saat rapat ada waktu yang mungkin perlu dilakukan agar seluruh peserta rapat dapat fokus dalam pembahasan rapat. Sehingga rapat bisa berjalan dengan efektif dan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Banyak peserta rapat yang kehilangan fokus, saat mereka memegang gadget. Membuat rapat menjadi tidak efektif. Tentu, sebagai pimpinan rapat harus bisa melakukan informasi kepada peserta untuk tidak memainkan gadget selama rapat berlangsung. Begitupun dengan pimpinan.
Tanya Jawab
Agar rapat berjalan secara efektif, pimpinan rapat harus memberi kesempatan kepada para peserta untuk tanya jawab. Momen ini bisa dilakukan setelah pembahasan topik-topik di rapat selesai. Saat ini juga menjadi momen bagaimana tanggapan para peserta mengenai berbagai topik yang digulirkan di rapat.
Cara ini juga bisa dilakukan pimpinan untuk melihat gagasan-gagasan menarik yang mungkin saja dikemukakan oleh peserta lainnya. Meskipun momen ini cukup menarik, agar rapat tetap berjalan secara efektif, bisa diberikan dalam waktu yang terbatas.
Rangkuman
Saat rapat, pastikan Anda memiliki notulen yang akan mencatat poin-poin penting dalam pertemuan. Pastikan di akhir rapat, notulen bisa merangkum kembali pembahasan-pembahasan yang telah dibahas untuk dijadikan sebuah action plan.
Rangkuman juga menjadi salah satu reminder kepada para peserta rapat. Sehingga mereka memahami poin-poin penting dari rapat tersebut. Dengan rangkuman atau kesimpulan, akan lebih mudah dalam menindaklanjuti setiap hal poin yang harus dilakukan.
Melakukan rapat secara efektif tentu bisa lebih mudah dengan tips diatas. Sehingga para peserta bisa fokus pada setiap poin yang ada.